Асабістыя «шуфлядкі» воблачнай «шафы». Ведамасны архіў для дакументацыі

Аўтаматызаваная інфармацыйная сістэма (АІС) «Ведамасны архіў» прызначана для захоўвання інфармацыі ў электронным выглядзе. З дапамогай гэтага прадукту можна камплектаваць звесткі, весці іх улік і быць перакананым у захавальнасці і цэласнасці дакументаў цягам абазначаных тэрмінаў, пасля чаго інфармацыю (пры неабходнасці) можна знішчыць або падрыхтаваць для перадачы на пастаяннае дзяржаўнае захоўванне. АІС «Ведамасны архіў» рэалізавана на аснове воблачнага сэрвісу і забяспечвае цэласнасць і аўтарызаваны доступ да інфармацыі, якая тут захоўваецца. Сёлета да 1 чэрвеня 2023 года да яго павінны падключыцца ўсе арганізацыі, якія падпарадкоўваюцца ўраду, аблвыканкамы і Мінскі гарадскі выканкам, аднак ёсць выключэнні. Чым карысны Ведамасны архіў для арганізацый, як навучыцца ім карыстацца, чаму гэтая пляцоўка зручная, «Звяздзе» расказалі ў Нацыянальным цэнтры электронных паслуг (НЦЭП).

Завяршальная прыступка

АІС «Ведамасны архіў» адразу па стварэнні ў 2018 годзе атрымала заключэнне па бяспецы і сертыфікат як надзейны прадукт, а ў красавіку 2023-га сэрвіс атрымаў ужо новы сертыфікат. У Ведамасным архіве захоўваюцца электронныя дакументы (першапачаткова фарміруюцца ў сістэме электроннага дакументаабароту і падпісваюцца электронным лічбавым подпісам) або дакументы ў электронным выглядзе (алічбаваныя з папяровых носьбітаў), расказала Кацярына Талочка, вядучы спецыяліст аддзела электроннай камерцыі НЦЭП:

— Як толькі ў Беларусі стаў развівацца электронны дакументаабарот, пачалі стварацца дзяржпраграмы па яго развіцці. Сёння распрацавана 37 сістэм электроннага дакументаабароту (СЭДаў), якія інтэграваны на ўзаемадзеянне з сістэмай міжведамаснага электроннага дакументаабароту дзяржаўных органаў (СМДА). З гэтых СЭДаў толькі восем інтэграваны з АІС «Ведамасны архіў», аднак яны ахопліваюць да 70 % усіх карыстальнікаў сістэмы электроннага дакументаабароту. Інфармацыю пра восем гэтых СЭДаў можна пабачыць на сайце цэнтра і дзякуючы гэтаму высветліць, ці падыходзіць сістэма пэўнай арганізацыі для выкарыстання Ведамаснага архіва.

Пасля стварэння СЭДаў і СМДА, якія сталі транспартам для абмену дакументамі, паўстала пытанне, што рабіць з электроннымі данымі, якіх станавілася ўсё больш. У выніку з'явілася дзяржпраграма «Электронная Беларусь», створаная ў 2014 годзе, і быў распрацаваны Ведамасны архіў як завяршальная прыступка для захоўвання электронных дакументаў. Ён дазваляе зняць нагрузку з магутнасцяў арганізацыі, бо дакументы, якія перадалі ў архіў, не займаюць месца ў СЭДзе арганізацыі і не запавольваюць сваім аб'ёмам работу сістэмы.

— Вобразна кажучы, Ведамасны архіў кожнай арганізацыі — асобная шуфлядка ў адзінай воблачнай шафе. Убачыць змест шуфлядкі ніхто, акрамя яе арганізацыі-стваральніка, не можа. НЦЭП выступае як тэхнік, які абслугоўвае шафу, забяспечваючы функцыянаванне сістэмы: дае свае тэхнічныя магутнасці (пляцоўкі) для захоўвання інфармацыі і гарантуе бяспеку знаходжання даных, — удакладніла спецыяліст.

Доступ, суправаджэнне, навучанне, абследаванне

Адносна магчымасці выкарыстання Ведамаснага архіва існуе чатыры паслугі. Даванне доступу да Ведамаснага архіва — калі патэнцыяльны кліент падае заяву на жаданне стварыць у сваёй арганізацыі электронны архіў. Цэнтр разварочвае магутнасці, настройвае контур і наладжвае доступ, а ўжо кліент вырашае, у якім выглядзе ён будзе ствараць і захоўваць архіў сваіх дакументаў, заўважыла спецыяліст:

— Гэта аднаразовая паслуга (на сёння яна каштуе 1713 рублёў), якую ажыццяўляюць спецыялісты нашага цэнтра. Наступнай паслугай становіцца штомесячнае суправаджэнне Ведамаснага архіва. Яе памер залежыць ад аб'ёму інфармацыі, якая захоўваецца ў архіве. Выбраць патрэбны можна з пяці тарыфных планаў: ад 216 рублёў да 282 рублёў. Калі даных у архіве арганізацыі настолькі шмат, што аб'ём захоўваных даных будзе перавышаць максімальны, разлічаць індывідуальны тарыф.

Цэнтр таксама аказвае дадатковую паслугу навучання карыстальнікаў Ведамаснага архіва — у арганізацыі фарміруецца група да 20 чалавек, якую супрацоўнікі Цэнтра з выездам па Мінску (на сёння кошт паслугі 690 рублёў) ці дыстанцыйна па краіне (цяпер гэта 200— 270 рублёў) кансультуюць, як фарміраваць дакументы, перадаваць іх у архіў, правяраць электронны лічбавы подпіс, раздрукоўваць даныя і іншае.

Сумесна з Беларускім навукова-даследчым цэнтрам электроннай дакументацыі НЦЭП арганізоўвае таксама дадатковую паслугу па абследаванні сістэмы электроннага дакумента-абароту кліента на магчымасць падключэння да Ведамаснага архіва. Гэта дазваляе карыстальнікам упэўніцца, ці дзейнічаюць яны адпаведна заканадаўству і робяць усё правільна, працуючы ў сістэме.

Кожны крок у сістэме бачны

Першапачаткова АІС «Ведамасны архіў» не планавалася быць абавязковай, аднак у маі 2022-га з'явіўся Указ Прэзідэнта № 188 «Аб пашырэнні выкарыстання дзяржаўнымі арганізацыямі інфармацыйна-камунікацыйных тэхналогій». Згодна з дакументам, арганізацыі, якія падпарадкоўваюцца ўраду, аблвыканкамы і Мінскі гарадскі выканкам абавязаны да 1 чэрвеня 2023 года падключыцца да сістэмы «Ведамасны архіў». Выключэнні толькі для тых арганізацый, якія да 1 сакавіка забяспечылі захоўванне сваіх электронных дакументаў у нейкіх іншых электронных архіўных сістэмах. За год цэнтр правёў для шэрагу арганізацый бясплатныя інфармацыйна-навучальныя семінары адносна правіл і магчымасцяў укаранення на прадпрыемстве Ведамаснага архіва.

У сістэме настройваюцца ролі: адміністратар — кантралюе і дае допускі да архіва супрацоўнікам; адказная асоба — архіварыус; карыстальнікі — супрацоўнікі арганізацыі, якім неабходны доступ да дакументаў, што ўжо здадзеныя ў архіў. Паколькі Ведамасны архіў — абароненая сістэма, супрацоўніку, каб трапіць у яго, трэба замовіць дазвол. Такі ж доступ (праўда, з больш абмежаванымі правамі) можна выдаць і пабочнаму чалавеку, напрыклад, асобе, якая правярае і якой неабходна азнаёміцца з дакументацыяй кампаніі. Пры гэтым працаваць у сістэме могуць адначасова да 20 карыстальнікаў.

Увайсці ў сістэму «Ведамасны архіў» можна толькі з дапамогай браўзера Іnternet Explorer! Для работы з архівам кожнаму карыстальніку (або супрацоўніку арганізацыі) неабходна мець сертыфікат адкрытага ключа Рэспубліканскага цэнтра для сведчання Дзяржаўнай сістэмы ўпраўлення адкрытымі ключамі праверкі электроннага лічбавага подпісу Рэспублікі Беларусь на носьбіце AvPass, які забяспечвае аўтарызаваны доступ да сістэмы:

— Адміністратару належыць роля кантралёра. Ён бачыць кожны рух любога карыстальніка, які працаваў у Ведамасным архіве. Якімі дакументамі карыстаўся кожны супрацоўнік, што з імі рабіў, то-бок адміністратар бачыць усе лічбавыя сляды чалавека, — падкрэсліла Кацярына Талочка.

Ведамасны архіў інтэграваны з Нацыянальным архівам электронных дакументаў, куды можна на пастаяннае захоўванне перадаць дакументы з арганізацый, якія з'яўляюцца крыніцай камплектавання дзяржаўнага архіва (гэта ўсе міністэрствы, канцэрны, аблвыканкамы і Мінскі гарадскі выканкам і іншыя). Дакументамі, якія перадаюцца на пастаяннае захоўванне, могуць быць перапіскі з іншымі арганізацыямі, бухгалтарскія даныя і іншыя афіцыйныя лічбавыя паперы. У перспектыве ў АІС «Ведамасны архіў» можна будзе захоўваць дакументы, якія з'яўляюцца дзяржаўнымі сакрэтамі ці дакументамі абмежаванага распаўсюджвання.

Плюсы сістэмы «Ведамасны архіў»

• Дазваляе аўтаматызаваць асноўныя працэсы архіва арганізацыі і павысіць прадукцыйнасць работы.
• Стварыць сістэму можа абсалютна любая арганізацыя любой формы ўласнасці (дзяржаўная ці камерцыйная), якая мае сістэму электроннага дакументаабароту. Пры гэтым працэс інтэграцыі не настолькі складаны і доўгі, каб гэта стала перашкодай для выкарыстання прадукту.
• Работа не абмежавана тэрытарыяльна — увайсці ў архіў з дазволу адміністратара можа карыстальнік, які знаходзіцца ў любым пункце свету.
• Выкарыстанне воблачнай сістэмы, з дапамогай якой рэалізаваны Ведамасны архіў, эканоміць грошы арганізацыі, паколькі кантроль і абслугоўванне ўсёй інфраструктуры ажыццяўляюць спецыялісты НЦЭП. Арганізацыям не трэба купляць і абслугоўваць дадатковае пабочнае абсталяванне і праграмнае забеспячэнне і наймаць у штат тэхнічных спецыялістаў для абслугоўвання.
• Забяспечвае ў архіве арганізацыі неабходныя ўмовы для забеспячэння цэласнасці і доўгачасовага захоўвання электронных дакументаў.
• Дазваляе забяспечыць пераход на поўны электронны дакументаабарот з дакументамі звыш дзесяці гадоў і пастаяннага тэрміну захоўвання, а таксама ажыццявіць поўны жыццёвы цыкл электроннага дакумента.
• Функцыянал сістэмы пастаянна падтрымліваецца і аднаўляецца на адпаведнасць патрабаванням заканадаўства ў галіне архіўнай справы і справаводства.
• Дапамагае эканоміць плошчы, неабходныя для захоўвання архіваў, а таксама паскарае працэс пошуку неабходнага дакумента і атрымання доступу да яго.
• Выключае ўцечку інфармацыі, паколькі ў сістэме падтрымліваецца бяспека за кошт аўтарызацыі карыстальніка праз ЭЛП і дакладнага размеркавання роляў асоб, якія працуюць з архівам.

Ірына СІДАРОК